Papierloses Büro – der neue Standard für modernes Arbeiten?
Papierstapel über Papierstapel, zig Notizzettel und kaum mehr Übersicht über all die Aktenordner – das muss nicht sein. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über das papierlose Büro und warum es sich lohnt, die Papierflut einzudämmen.
Papier sparen im Büro – warum überhaupt?
Papier galt lange Zeit als die wichtigste Grundlage jeder Bürotätigkeit. Auf Papier wurden Daten festgehalten, Mitschriften angefertigt, Verträge vereinbart und noch vieles mehr. Nach wie vor verschlingen die Kopiergeräte und Drucker in Büroetagen Unmengen des gebleichten Zellstoffs. Nach einer Rechnung der Digitalisierungsberatung DocuScan verbrauchen Unternehmen in Deutschland um die 325.000 Tonnen Druck- und Kopierpapier pro Jahr. Besonders ressourcenschonend und umweltfreundlich ist das nicht. Und seien wir mal ehrlich: Viele Ausdrucke im Arbeitsalltag sind eigentlich unnötig und vermeidbar. Schon nach kurzer Nutzung heißt das Schicksal zahlreicher Papierbögen: ab in die Tonne! Schade.
Auf einen Blick: Vorteile eines papierlosen Büros
- Flexibilität: Digitale Dokumente lassen sich schnell bearbeiten, reproduzieren und versenden. Sie bieten zudem den Vorteil der Durchsuchbarkeit. Selbst in großen Datenbeständen lassen sich Informationen mit nur wenigen Klicks finden.
- Ortsunabhängigkeit: Digitale Dokumente sind nicht an einen physischen Ablageort gebunden und lassen sich kostensparend und einfach versenden. Zudem ist der Zugriff selbst mehreren Personen gleichzeitig ortsunabhängig möglich – im Homeoffice und über alle Unternehmensstandorte und Dienstreisen hinweg.
- Ordnung: Digitale Dokumente lassen sich systematisch ordnen und archivieren. Sie nehmen darüber hinaus keinen Platz in der realen Welt ein. Jeder Arbeitsplatz im Büro bleibt ordentlich und aufgeräumt. Zettelchaos und unschöne, unbearbeitete Papierstapel gehören der Vergangenheit an.
- Sicherheit: Digitale Dokumente lassen sich aufwendig verschlüsseln und über Zugriffsrechte nur ausgewählten Personen zugänglich machen. Dank Backups gehen digitale Dokumente zudem nicht ohne Weiteres verloren.
- Preisgünstigkeit: Durch digitale Dokumente entfallen Kosten für Papier, Toner, die Wartung von Druckern, Porto und mehr.
- Umweltfreundlichkeit: Die Herstellung von digitalen Dokumenten benötigt weniger natürliche Ressourcen wie etwa Wasser oder Holz.
Papierloses Büro: Die Umsetzung in die Praxis
Die technischen Voraussetzungen für ein papierloses Büro sind in vielen Unternehmen bereits gegeben. Heute arbeiten so gut wie alle Büroangestellten mit digitalen Endgeräten und auf die jeweilige Tätigkeit spezialisierten Applikationen. Die Kommunikation via E-Mail, Messengerdienst oder Videotelefonie ist ebenso Standard wie Daten und Dokumente auf einem unternehmenseigenen Server abzulegen, der zumeist virtuell in einer Cloud arbeitet.
Unternehmen stehen spätestens seit Pandemiebeginn mittendrin in der Digitalisierung. Dennoch hat sich in vielen Büros eine Art Hybridkultur aus digitalen Workflows und analoger Zettelwirtschaft etabliert. Es gibt Schnittmengen zwischen beiden Welten, komplett auf Papier verzichten wollen viele Office-Manager*innen nicht. Tatsächlich dürfen sie es auch nicht. Nach den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und weiteren gesetzlichen Regelungen muss ein Teil der Buchführung nach wie vor ausgedruckt werden. Hierzu zählen beispielsweise bestimmte Vertragsdokumente und Arbeitsbescheinigungen. Das vollständig papierlose Büro ist – zumindest in Deutschland – aktuell noch Utopie.
Wie papierloses Arbeiten gelingt
Bei der Idee der Papierlosigkeit handelt es sich nicht um einen Glaubensgrundsatz, den Sie wie ein Gebot an Ihre Bürotür schlagen müssen. Niemand muss zu einhundert Prozent auf Papier verzichten – schon gar nicht von heute auf morgen. Beim papierlosen Arbeiten geht es vielmehr darum, die Vorteile digitaler Technologien zu erkennen und zu nutzen – und darum, ein Bewusstsein für den schonenden Umgang mit der Ressource Papier im Büro zu etablieren. Das geschieht am besten schrittweise und mit einem bewussten, offenen Mindset. Schaffen Sie ein Klima der Aufmerksamkeit. Stichwort: Think before you print! Hinterfragen Sie stets Ihr eigenes Verhalten. Stellen Sie sich beispielsweise vor jedem Ausdruck die Frage: Muss ich das jetzt ausdrucken? Oder: Kann ich diesen Arbeitsschritt vielleicht auf digitale Weise besser lösen?
Step by Step in Richtung papierloses Büro – legen Sie noch heute los!
Immer mehr Unternehmen werden sich ihrer gesamtgesellschaftlichen Verantwortung für nachhaltiges Handeln bewusst und stellen sich umweltbewusst und klimafreundlich auf. Bereits kleine Veränderungen im Büroalltag können langfristig eine große Wirkung für eine bessere Zukunft mit sich bringen. Hierzu gehört definitiv die Einschränkung des Papierverbrauchs.
Sie möchten Ihre Büroflächen nachhaltiger gestalten? Dann sind Sie bei GSE. System genau richtig. Dank unserer jahrelangen Erfahrung lassen wir gemeinsam mehr Nachhaltigkeit in Ihr Büro einziehen!
